Pharmakovigilanzsystem
Es handelt sich um ein System, das vom MAH und der SFDA verwendet wird, um die PV-Anforderungen und -Verantwortlichkeiten zu erfüllen und das darauf ausgelegt ist, die Sicherheit der zugelassenen Medikamente zu überwachen und Änderungen in ihrem Nutzen-Risiko-Profil zu erkennen.
IB2. Qualität, Qualitätsziele, Qualitätsanforderungen und Qualitätssystem
Die Qualität eines Pharmakovigilanzsystems ist die Summe aller Systemattribute, die zu Ergebnissen führen, die mit den Zielen der Pharmakovigilanz in Zusammenhang stehen. Daher ist die Verfügbarkeit eines Qualitätssystems ein integraler Bestandteil des Pharmakovigilanzsystems, allerdings mit eigener Struktur und eigenen Prozessen. Gemäß den Anforderungen der SFDA muss es Folgendes abdecken:
Qualitätszyklus
Aktivitäten des Qualitätssicherungssystems
• Qualitätsplanung: Aufbau von Strukturen und Planung integrierter und durchgängiger Prozesse;
• Einhaltung der Qualität: Erfüllen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Einklang mit den Qualitätsanforderungen;
• Qualitätskontrolle und -sicherung: Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit der eingerichteten Strukturen und Prozesse sowie der Wirksamkeit ihrer Durchführung; und
• Qualitätsverbesserungen: Korrektur und Verbesserung der Strukturen und Prozesse, wo nötig.
IB4. Allgemeine Qualitätsziele für die Pharmakovigilanz
In einem Pharmakovigilanzsystem lauten die allgemeinen Ziele des Qualitätsmanagements:
• Einhaltung der SFDA-Anforderungen;
• Verhinderung und Minimierung von Nebenwirkungen;
• Verbesserung der sicheren Verwendung von Arzneimitteln durch die Bereitstellung von Sicherheitsinformationen für Patienten und medizinisches Personal; und
• Schutz der Patienten und der öffentlichen Gesundheit.
IB5. Grundsätze guter Pharmakovigilanzpraxis
IB6. Verantwortlichkeiten für das Qualitätssystem innerhalb einer Organisation
Für ein gutes Qualitätssystem muss eine pharmazeutische Organisation über eine ausreichende Anzahl kompetenter, qualifizierter und gut ausgebildeter Mitarbeiter verfügen. Die Managementebene sollte für die Verfügbarkeit der folgenden Elemente verantwortlich sein:
IB7. Schulung des Personals im Bereich Pharmakovigilanz
Das Erreichen des angemessenen Qualitätsniveaus im Pharmakovigilanzsystem hängt grundsätzlich von der Verfügbarkeit einer ausreichenden Anzahl kompetenter und qualifizierter geschulter Mitarbeiter ab. Diese müssen eine anfängliche und fortlaufende rollenbezogene Schulung mit klaren schriftlichen Schulungsplänen entsprechend der Bedarfsermittlung und -überwachung erhalten. Dies muss mit einer ordnungsgemäßen Datenverwaltung erfolgen, um die Personalentwicklung zu dokumentieren und aufrechtzuerhalten.
Die Ausbildung soll unterstützen
Alle Mitarbeiter der Organisation sollten Informationen darüber erhalten und einholen können, was zu tun ist, wenn ihnen ein Sicherheitsversagen bekannt wird.
Die Organisation muss ihrem Personal entsprechende Anweisungen zu den im Notfall anzuwendenden Prozessen, einschließlich der Geschäftskontinuität (siehe IB11.3.), zur Verfügung stellen.
Einrichtungen und Ausrüstung für die Pharmakovigilanz
Die Verfügbarkeit geeigneter Einrichtungen und Ausrüstung ist von grundlegender Bedeutung, um das erforderliche Qualitätsniveau für die Durchführung von Pharmakovigilanzprozessen und deren Ergebnisse aufrechtzuerhalten. Dazu gehören:
IB9. Spezifische Verfahren und Prozesse des Qualitätssicherungssystems
IB9.1. Compliance-Management durch die Zulassungsinhaber
Für das Compliance-Management müssen die Zulassungsinhaber qualitätssicherungsspezifische Verfahren und Prozesse implementieren, um Folgendes sicherzustellen:
Datensatzverwaltung
Das Pharmaunternehmen muss alle Pharmakovigilanzinformationen in geordneten Aufzeichnungen speichern, um eine genaue Berichterstattung zu ermöglichen. Daher muss ein Aufzeichnungsverwaltungssystem verfügbar sein, um alle für Pharmakovigilanzaktivitäten verwendeten Dokumente zu organisieren. Dadurch wären sie abrufbar und nachverfolgbar.
Das Datensatzverwaltungssystem sollte Folgendes unterstützen:
Dokumentation des Qualitätssystems
Alle Komponenten des Qualitätssystems müssen methodisch und geordnet in Form von Richtlinien und Verfahren wie Qualitätsplänen, Handbüchern und Aufzeichnungen dokumentiert werden.
Der Qualitätsplan spiegelt die Qualitätsziele und die Prozesse zur Erreichung dieser Ziele wider und dokumentiert sie.
Ein Verfahren ist eine festgelegte Art und Weise zur Durchführung eines Vorgangs und kann das Format einer Standardarbeitsanweisung, einer anderen Arbeitsanweisung oder eines Qualitätshandbuchs haben.
Ein Qualitätshandbuch dokumentiert den Umfang des Qualitätssystems, die Prozesse des Qualitätssystems und das Zusammenspiel beider.
Ein Qualitätsnachweis ist ein Dokument, das erreichte Ergebnisse festhält oder den Nachweis für durchgeführte Aktivitäten liefert.
Das Qualitätssystem muss dokumentiert werden durch:
• Unterlagen zu Organisationsstrukturen und personeller Aufgabenverteilung (siehe IB11.1.);
• Ausbildungspläne und -aufzeichnungen (siehe IB7.);
• Anweisungen für die Compliance-Management-Prozesse (siehe IB9.);
• entsprechende Anweisungen zu den im Notfall anzuwendenden Prozessen, einschließlich der Geschäftskontinuität (siehe IB11.2.)
• Leistungsindikatoren, wenn sie zur kontinuierlichen Überwachung der guten Leistung der Pharmakovigilanzaktivitäten verwendet werden
• Berichte über Qualitätsaudits und Folgeaudits, einschließlich deren Termine und Ergebnisse.
Schulungspläne und -aufzeichnungen müssen aufbewahrt und für Überprüfungen und Kontrollen zur Verfügung gestellt werden.
Es wird empfohlen, dass die Dokumentation des Qualitätssystems auch Folgendes umfasst:
• die Methoden zur Überwachung der effizienten Funktionsweise des Qualitätssystems und insbesondere seiner Fähigkeit, die Qualitätsziele zu erreichen;
• eine Richtlinie zur Datensatzverwaltung;
• im Rahmen von Pharmakovigilanzprozessen erstellte Aufzeichnungen, aus denen hervorgeht, dass die wichtigsten Schritte für die festgelegten Verfahren unternommen wurden;
• Aufzeichnungen und Berichte in Bezug auf die Anlagen und Geräte, einschließlich Funktionalitätsprüfungen, Qualifizierungs- und Validierungsaktivitäten, die nachweisen, dass alle gemäß den geltenden Anforderungen, Protokollen und Verfahren erforderlichen Schritte unternommen wurden;
• Aufzeichnungen, die nachweisen, dass Mängel und Abweichungen vom etablierten Qualitätssystem überwacht werden, dass Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen ergriffen wurden, dass Lösungen für Abweichungen oder Mängel angewendet wurden und dass die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen überprüft wurde.
IB11.1. Zusätzliche Dokumentation des Qualitätssicherungssystems durch Zulassungsinhaber
Zusätzlich zur Dokumentation des Qualitätssicherungssystems gemäß IB11. müssen die Zulassungsinhaber folgendes dokumentieren:
• ihr Personalmanagement im Pharmakovigilanzsystem-Stammfile (PSMF) (siehe Modul II)
• Stellenbeschreibungen, die die Aufgaben des Leitungs- und Aufsichtspersonals definieren.
• ein Organigramm, das die hierarchischen Beziehungen des Führungs- und Aufsichtspersonals definiert
• Anweisungen zu kritischen Prozessen (siehe IB11.3.) in der Pharmakovigilanzsystem-Stammdatei (PSMF) (siehe Modul II); und
• ihr Datenverwaltungssystem in der Pharmakovigilanzsystem-Stammdatei (PSMF) (siehe Modul II).
Es wird empfohlen, dass die Dokumentation des Qualitätssystems zusätzlich die Organisationsstrukturen sowie die Aufgaben-, Verantwortungs- und Befugniszuweisungen an alle direkt an Pharmakovigilanzaufgaben beteiligten Mitarbeiter umfasst.
Die Anforderungen an die Dokumentation des Qualitätssystems im Pharmakovigilanzsystem-Stammfile (PSMF) oder seinen Anhängen finden Sie in Modul II.
IB11.2. Kritische Pharmakovigilanzprozesse und Geschäftskontinuität
Die folgenden Pharmakovigilanzprozesse sollten als kritisch angesehen werden:
• kontinuierliche Überwachung des Sicherheitsprofils und Nutzen-Risiko-Bewertung zugelassener Arzneimittel;
• Aufbau, Bewertung und Umsetzung von Risikomanagementsystemen und Bewertung der Wirksamkeit der Risikominimierung;
• Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung, Qualitätskontrolle, Nachverfolgung fehlender Informationen, Kodierung, Klassifizierung, Duplikatserkennung, Auswertung und zeitnahe elektronische Übermittlung individueller Fallsicherheitsberichte (ICSRs) aus beliebigen Quellen;
• Signalverwaltung;
• Planung, Vorbereitung (einschließlich Datenauswertung und Qualitätskontrolle), Einreichung und Bewertung regelmäßiger aktualisierter Sicherheitsberichte;
• Erfüllung von Verpflichtungen und Beantwortung von Anfragen der SFDA, einschließlich der Bereitstellung korrekter und vollständiger Informationen;
• Interaktion zwischen den Systemen zur Pharmakovigilanz und zur Erkennung von Produktqualitätsmängeln;
• Kommunikation über Sicherheitsbedenken zwischen Zulassungsinhabern und der SFDA, insbesondere die Mitteilung von Änderungen des Nutzen-Risiko-Verhältnisses von Arzneimitteln;
• Information der Patienten und des medizinischen Fachpersonals über Veränderungen im Nutzen-Risiko-Verhältnis von Produkten mit dem Ziel einer sicheren und wirksamen Anwendung von Arzneimitteln;
• Aktualisierung der Produktinformationen auf dem neuesten Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse, einschließlich der Schlussfolgerungen der Bewertung und der Empfehlungen der SFDA;
• Durchführung von Änderungen der Zulassung aus Sicherheitsgründen je nach erforderlicher Dringlichkeit.
Geschäftskontinuitätspläne sollten risikobasiert erstellt werden und Folgendes beinhalten:
• Vorkehrungen für Ereignisse, die schwerwiegende Auswirkungen auf das Personal und die Infrastruktur der Organisation im Allgemeinen oder auf die Strukturen und Prozesse der Pharmakovigilanz im Besonderen haben könnten; und
• Backup-Systeme für den dringenden Informationsaustausch innerhalb einer Organisation, zwischen Organisationen, die Pharmakovigilanzaufgaben gemeinsam wahrnehmen, sowie zwischen Inhabern von Marktzulassungen und der SFDA.
IB12. Überwachung der Leistung und Wirksamkeit des Pharmakovigilanzsystems und seines Qualitätssystems
Prozesse zur Überwachung der Leistung und Wirksamkeit eines Pharmakovigilanzsystems und seines Qualitätssystems sollten Folgendes umfassen:
• Überprüfung der Systeme durch die für das Management Verantwortlichen;
• Betriebsprüfungen;
• Überwachung der Einhaltung der Vorschriften;
• Inspektionen;
• Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen im Zusammenhang mit Arzneimitteln, um Risiken zu minimieren und deren sichere und wirksame Anwendung bei Patienten zu unterstützen.
Die Organisation kann Leistungsindikatoren verwenden, um die ordnungsgemäße Durchführung der Pharmakovigilanzaktivitäten im Hinblick auf die Qualitätsanforderungen kontinuierlich zu überwachen. Die Qualitätsanforderungen für jeden Pharmakovigilanzprozess sind in den einzelnen GVP-Modulen entsprechend aufgeführt.
Die Anforderungen an das Qualitätssystem selbst sind in diesem Modul festgelegt und seine Wirksamkeit sollte von Führungskräften überwacht werden, die die Dokumentation des Qualitätssystems (siehe IB11.) in regelmäßigen Abständen überprüfen sollten, wobei die Häufigkeit und der Umfang der Überprüfungen risikobasiert festgelegt werden sollten. Es sollten daher vordefinierte Programme für die Überprüfung des Systems vorhanden sein. Die Überprüfungen des Qualitätssystems sollten die Überprüfung von Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen, Abweichungen vom etablierten Qualitätssystem, Audit- und Inspektionsberichte sowie die Verwendung der oben genannten Indikatoren umfassen.
In regelmäßigen Abständen werden risikobasierte Audits des Qualitätssystems durchgeführt, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen an das Qualitätssystem, das Personalmanagement, das Compliance-Management, das Aufzeichnungsmanagement und die Datenaufbewahrung entspricht und seine Wirksamkeit gewährleistet. Audits des Qualitätssystems sollten auch Audits des Pharmakovigilanzsystems umfassen, das Gegenstand des Qualitätssystems ist. Die Methoden und
Die Prozesse für die Audits sind in Modul IV beschrieben. In Bezug auf das Pharmakovigilanzsystem eines Zulassungsinhabers ist über die Ergebnisse jedes Qualitätsaudits ein Bericht zu erstellen und alle Folgeaudits sind an die für die auditierten Angelegenheiten verantwortliche Leitung zu senden. Der Bericht sollte die Ergebnisse von Audits von Organisationen oder Personen enthalten, an die der Zulassungsinhaber Aufgaben delegiert hat, da diese Teil des Pharmakovigilanzsystems des Zulassungsinhabers sind.
Als Folge der Überwachung der Leistung und Wirksamkeit eines Pharmakovigilanzsystems und seines Qualitätssystems (einschließlich der Nutzung von Audits) sollten bei Bedarf Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen umgesetzt werden. Insbesondere als Folge von Audits müssen bei Bedarf Korrekturmaßnahmen, einschließlich eines Folgeaudits von Mängeln, ergriffen werden. Anleitungen zur Compliance-Überwachung für jeden Pharmakovigilanzprozess werden gegebenenfalls in jedem GVP-Modul bereitgestellt.
Anforderungen und Methoden zur Bewertung der Wirksamkeit von Arzneimittelmaßnahmen zur Risikominimierung und Unterstützung der sicheren und wirksamen Anwendung von Arzneimitteln bei Patienten werden in Modul XVI beschrieben.
IB13. Bereitschaftsplanung für die Pharmakovigilanz bei Notfällen im Bereich der öffentlichen Gesundheit
siehe IC3
